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Dématérialisation des documents comptables et administratifs

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Francis Lefebvre Formation

Quels sont les enjeux de la dématérialisation des flux ?
• Le document numérique : ses caractéristiques techniques , ses modalités de gestion , son archivage
• Les garanties nécessaires sur l’origine, la validité, l’authenticité et l’intégrité des documents
• La valeur probatoire des documents numériques
• Le cadre réglementaire de la dématérialisation des documents et des échanges : les textes applicables
• Les avantages pour l’entreprise : économie , rapidité et réactivité , disponibilité de l’information , Atelier de réflexion : les questions fondamentales à se poser avant le commencement du projet (enjeux et bénéfices attendus pour l’entreprise) Dans quels domaines utiliser le document numérique dans l’entreprise ?
• Les processus d’achat et de vente : contrats, commandes, livraisons, factures
• Les processus de paie et de gestion du personnel
• Les déclarations et les attestations
• Les transactions financières
• Les échanges et la conservation des documents numériques « métiers » Comment mettre en oeuvre un projet de dématérialisation de documents ?
• La démarche et l’organisation du projet : les parties prenantes dans les différentes phases
• Quels sont les points-clés du cahier des charges (fonctionnalités recherchées et techniques à utiliser) ? , Illustration : les projets de dématérialisation des factures fournisseurs et des factures clients
• La mesure des impacts > sur les processus d’achats et les engagements de dépenses et sur les contrôles associés > sur les processus de ventes et la relation client > sur l’organisation : centralisation/décentralisation, repenser les rôles et responsabilités > sur les échanges et la communication avec les tiers
• Les outils de la dématérialisation : EDI, les formats de documents numériques, le standard Factur-X, la signature électronique, scan/lad (OCR), workflow, GED, coffre-fort électronique, etc.
• Les différents niveaux d’intégration dans le système d’information
• Les solutions du marché
• Les scénarios de mise en oeuvre > acquisition des outils par l’entreprise > externalisation avec recours à des « tiers de confiance » ou à des « plates-formes de dématérialisation »
• Le budget à prévoir pour ce type de projet , Illustration : les solutions informatiques de dématérialisation des documents comptables


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