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Les contraintes fiscales applicables à l’archivage électronique des documents dématérialisés

Paris
Francis Lefebvre Formation

Identifier les documents pouvant faire l’objet d’un archivage électronique
• Les documents comptables, juridiques, fiscaux, commerciaux…
• Les originaux sur support papier ou sur support dématérialisé Définir l’archivage électronique selon la norme AFNOR
• Les solutions techniques d’archivage
• Les acteurs en présence Respecter les contraintes spécifiques liées au mode électronique de l’archivage
• Les procédures, formalités et normes à respecter
• Les conditions requises pour qu’un document devienne un original numérique valable
• Les supports d’archivage utilisables et la notion de média non réinscriptible
• Les formats d’archivage : spécifications techniques requises
• Le contrôle de la CNIL sur les données nominatives archivées par l’entreprise Vérifier la conformité des conditions de conservation et de restitution des documents dématérialisés
• Les normes techniques à respecter (ISO, AFNOR…)
• Les contraintes spécifiques aux factures papier numérisées
• Les originaux papier : peut-on les détruire ?
• L’accès aux données archivées : par qui, pourquoi, comment ? Archiver où et combien de temps
• La durée propre aux documents en question
• Les exigences particulières au mode d’archivage électronique
• La destruction des données archivées à l’issue de la période de conservation : > obligation ou faculté ? > preuve de la destruction
• Peut-on archiver à l’étranger ? , Partage d’expériences : quelles sont les pratiques les plus courantes en matière de durée et de lieu d’archivage ? Archiver soi-même ou recourir à un tiers
• L’archivage interne : l’audit à mettre en place
• L’archivage externe et le recours à des entrepôts de données (datawarehouse) : les précautions à prendre
• L’externalisation de la fonction : qu’exiger du prestataire ? Comment rédiger le cahier des charges ? , Partage d’expériences : quelles sont les difficultés fréquemment rencontrées et les pistes de solutions envisageables en matière d’archivage électronique ? Tester l’adéquation de son système d’archivage électronique avec les exigences prévues en cas de Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI)
• Les données élémentaires et les traitements informatiques à archiver
• Les contraintes particulières de restitution des données et documents archivés
• L’obligation de fournir le « Fichier des Écritures Comptables » (FEC) : > formats de restitution autorisés > dépôt sur la plateforme dédiée de l’administration fiscale


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